תוכנית BCP לארגון עם פעילות קריטית צריכה להגדיר אילו תהליכים ושירותים חייבים להמשיך לפעול, באיזו רמת שירות, בתוך כמה זמן יש להתאושש, אילו משאבים וחלופות נדרשים, מי מוסמך לקבל החלטות וכיצד הארגון חוזר בהדרגה לפעילות מלאה. תוכנית אפקטיבית אינה מסתכמת במסמך חירום כללי, אלא מחברת בין הצרכים העסקיים, האנשים, התשתיות, המערכות, הספקים ותהליכי קבלת ההחלטות.
כאשר פעילות מסוימת קריטית לארגון, השאלה אינה רק כיצד להתאושש לאחר אירוע. צריך להחליט מראש מה חייב להמשיך לפעול גם כאשר חלק מהמשאבים הרגילים אינם זמינים, ומהם סדרי העדיפויות אם אי אפשר לשמר את כל הפעילות במקביל.
מתחילים במה שהארגון חייב להמשיך לעשות
השלב הראשון הוא מיפוי תהליכים קריטיים. לא כל פעילות בארגון דורשת אותה רמת רציפות, ולא כל תהליך צריך לחזור לפעילות באותו זמן.
המיפוי צריך לזהות אילו שירותים, פעילויות ותוצרים חיוניים להמשך תפקוד הארגון, ומה יקרה אם כל אחד מהם ייפגע למשך שעות, ימים או תקופה ארוכה יותר.
בשלב הזה חשוב לזהות גם את התלויות שמאפשרות לכל תהליך לפעול:
- עובדים ובעלי תפקידים
- מערכות מידע ויישומים
- מידע ורשומות
- ספקים ונותני שירות
- אתרים ומתקנים
- ציוד ותשתיות
- תקשורת וקישוריות
- שירותים חיצוניים
מיפוי התהליכים והתלויות הוא אחד השלבים שמאפשרים לבנות תוכנית BCP בהתאם לצרכים האמיתיים של הארגון, ולא כרשימה כללית של נהלי חירום.
BIA קובע מה באמת קריטי ומה סדר ההתאוששות
לאחר מיפוי התהליכים נדרש ניתוח השפעה עסקית, BIA, שמטרתו להבין את משמעות הפגיעה בכל פעילות לאורך זמן.
ה-BIA בוחן בין היתר כיצד השבתה משפיעה על השירות, הלקוחות, ההכנסות, התחייבויות חוזיות, רגולציה, מוניטין ותהליכים אחרים שתלויים בפעילות שנפגעה.
המטרה אינה רק לקבוע שתהליך הוא ״חשוב״, אלא להבין מתי הפגיעה בו הופכת לבלתי נסבלת מבחינת הארגון.
כך אפשר לתעדף את ההתאוששות על בסיס ההשפעה העסקית ולא רק לפי מי שמבקש לחזור לפעילות ראשון.
NIST כולל BIA כחלק מרכזי מתהליך תכנון ההתאוששות של מערכות ופעילות, ומשתמש בו כדי לקבוע דרישות וסדרי עדיפויות לתכנון ההמשכיות. גם תבנית ה-Business Continuity Plan של Ready.gov משלבת את תוצאות ה-BIA עם יעדי ההתאוששות ואסטרטגיות ההמשכיות.
RTO ו-RPO צריכים לנבוע מהצורך העסקי
אחרי שמבינים את ההשפעה העסקית ניתן לקבוע יעדי התאוששות.
RTO מגדיר את פרק הזמן המרבי שהוגדר להתאוששות של תהליך, שירות או מערכת לאחר שיבוש, בהתאם לצורך העסקי וליעדי הרציפות שנקבעו.
RPO מגדיר את נקודת השחזור הנדרשת של המידע, ולמעשה את היקף אובדן הנתונים שהארגון מוכן לקבל במקרה של שחזור.
שני היעדים האלה משפיעים ישירות על הפתרונות שיידרשו. תהליך שחייב להתאושש בתוך שעה מחייב יכולות שונות מתהליך שניתן להשבית למשך יום. באותה מידה, מערכת שבה ניתן לשחזר מידע מלפני 24 שעות דורשת פתרון אחר ממערכת שבה אובדן של דקות בודדות אינו מתקבל.
כך מתקבלת החלטה עסקית ולא רק טכנולוגית.
Elements כוללת במסגרת תהליך ה-BCP שלה ניתוח השפעות עסקיות ותפעוליות, מיפוי תהליכים קריטיים וקביעת יעדי התאוששות, לצד הגדרת צוותים, אחריות, פעולות וגיבויים. הגישה הזו מחברת בין דרישות הפעילות לבין פתרונות ההתאוששות הנדרשים בפועל.
חלופות תפעוליות צריכות לעבוד גם במציאות
אחרי שנקבע מה צריך להמשיך לפעול ובתוך כמה זמן, צריך להגדיר חלופות תפעוליות בשעת משבר.
החלופות יכולות לכלול עבודה מאתר אחר, מעבר לעבודה מרחוק, הפעלה ידנית של תהליך, שימוש בספק חלופי, העברת פעילות ליחידה אחרת, ציוד חלופי או שינוי זמני ברמת השירות.
הנקודה החשובה היא שחלופה אינה רק שורה במסמך.
תהליך ידני שעובד במשך שעתיים אינו בהכרח פתרון להפסקה שנמשכת שבוע. ספק חלופי שמסוגל לספק רק חלק מהכמות הדרושה אינו בהכרח מסוגל לתמוך בפעילות הקריטית בזמן אירוע רחב.
קיומה של חלופה אינו מעיד כשלעצמו על רציפות תפקודית. צריך לבדוק אם ניתן להפעיל אותה בזמן הנדרש, בקיבולת הנדרשת ולמשך פרק הזמן שבו הארגון עשוי להזדקק לה.
לכן כל חלופה צריכה להיבחן מול תרחישים, משאבים, זמני הפעלה, קיבולת ותלויות.
מי מקבל החלטות בזמן שהשגרה נפגעת?
תוכנית המשכיות טובה צריכה להגדיר בעלי תפקידים וסמכויות ולא להסתפק ברשימת אנשי קשר.
בזמן אירוע יש שאלות שדורשות החלטה מהירה: מי מוסמך להפעיל את התוכנית, מי קובע אילו שירותים יקבלו עדיפות, מי מאשר מעבר לאתר חלופי, מי מפעיל ספקים ומי אחראי על תקשורת עם עובדים, לקוחות וגורמים חיצוניים.
צריך להביא בחשבון גם מצב שבו בעל תפקיד מרכזי אינו זמין.
לכן התוכנית צריכה להגדיר ממלאי מקום, שרשרת סמכויות, תחומי אחריות ודרכי הסלמה.
גם הנחיות הרציפות של FEMA כוללות succession ו-delegation of authority כחלק ממערך הרציפות, לצד פונקציות חיוניות, תקשורת, מתקנים חלופיים, רשומות חיוניות ותרגול.
מערכות מידע והתאוששות הן חלק מהתמונה, לא כל התמונה
כמעט כל פעילות קריטית תלויה כיום במערכות מידע, ולכן BCP חייב להיות מתואם עם יכולות ההתאוששות הטכנולוגיות.
כאן נכנסת תוכנית DRP, שמתמקדת בהתאוששות של מערכות, תשתיות, יישומים ודאטה לאחר תקלה או אירוע.
אבל DRP אינו תחליף ל-BCP.
אפשר לשחזר מערכת בהצלחה ועדיין לא להיות מסוגלים להפעיל את התהליך העסקי אם אין עובדים זמינים, ספק קריטי אינו פועל, האתר אינו נגיש או שאין דרך לספק את השירות ללקוחות.
Ready.gov אף מדגיש שתוכנית התאוששות IT צריכה להיבנות בשילוב עם תוכנית ההמשכיות העסקית, כדי שיכולות ההתאוששות הטכנולוגיות יתאימו לצורכי הפעילות.
תקשורת בזמן משבר היא רכיב תפעולי
כאשר הפעילות משתבשת, מידע לא ברור יכול להעמיק את הפגיעה.
התוכנית צריכה להגדיר מי מעדכן עובדים, לקוחות, ספקים, הנהלה וגורמים רלוונטיים אחרים, באילו ערוצים ומי מאשר מסרים חיצוניים.
כדאי לתכנן גם מצב שבו ערוץ התקשורת הרגיל אינו זמין.
תקשורת בזמן משבר אינה רק משימה של דוברות. היא מאפשרת לעובדים להבין מה נדרש מהם, לספקים לדעת אם יש שינוי בפעילות וללקוחות לקבל מידע עקבי לגבי המשך השירות.
FEMA כוללת Continuity Communications כחלק מהיכולות המרכזיות של תכנון רציפות, לצד אסטרטגיות חלופיות, סמכויות ורשומות חיוניות.
צריך להגדיר גם כיצד חוזרים לשגרה
תוכנית BCP אינה מסתיימת ברגע שנמצא פתרון זמני.
צריך לחשוב מראש כיצד הארגון עובר ממצב חירום להתאוששות ולאחר מכן לפעילות רגילה או למצב תפעולי חדש.
החזרה יכולה לכלול מעבר בחזרה לאתר המקורי, החזרת מערכות, סנכרון מידע שנוצר בזמן העבודה החלופית, בדיקות תקינות, סגירת הסדרים זמניים ועדכון עובדים וספקים.
חשוב גם לקבוע מי מאשר שהארגון מוכן להפסיק להשתמש בחלופה ולחזור לשגרה.
במקרים מסוימים המעבר צריך להיות מדורג. החזרת כל הפעילות בבת אחת עלולה ליצור עומס או להחזיר את הארגון למצב שעדיין אינו יציב.
תוכנית שלא מתורגלת נשארת אוסף הנחות
גם תוכנית שנכתבה היטב יכולה להיכשל אם היא מעולם לא נבדקה.
תרגול BCP מאפשר לבדוק האם בעלי התפקידים מבינים את האחריות שלהם, האם פרטי הקשר מעודכנים, האם החלופות ניתנות להפעלה והאם זמני ההתאוששות שנקבעו אפשריים בפועל.
תרגיל יכול לחשוף פערים שקשה לזהות בזמן כתיבת התוכנית: ספק שאינו זמין, נוהל שאינו ברור, תלות שלא מופתה או החלטה שאין גורם שמוסמך לקבל.
NIST כולל Testing, Training and Exercises וכן תחזוקת התוכנית כחלק מתהליך תכנון ההתאוששות. גם Elements משלבת בתהליך שלה בניית תוכנית תרגול, הדרכה והכשרת בעלי תפקידים, ומציינת כי תרגול נועד להעביר את התוכנית מהמישור התיאורטי למעשי.
מה הופך BCP למסמך שניתן להפעיל בזמן אמת?
תוכנית ניתנת להפעלה צריכה לחבר בין החלטות עסקיות לבין פעולות ברורות: מה מפעיל את התוכנית, מי אחראי לכל פעולה, אילו משאבים נדרשים, אילו חלופות קיימות ומתי עוברים מאסטרטגיה אחת לאחרת.
היא צריכה להיות מעודכנת כאשר משתנים תהליכים, מערכות, ספקים, אתרים או בעלי תפקידים, ולהיבדק באמצעות תרגילים ולקחים מאירועים אמיתיים.
BCP אפקטיבי אינו רשימה של פתרונות אפשריים. הוא שיטה שמאפשרת לארגון לדעת אילו תהליכים לשמר קודם, באיזו רמת שירות, באמצעות אילו משאבים ומי מוסמך להפעיל את החלופות כאשר תנאי העבודה הרגילים נפגעים.